Ilmainen projektinhallintaohjelma 2026: 5 vaihtoehtoa vertailussa
Nopea vastaus
- Paljon ominaisuuksia ilmaiseksi ClickUp Kokeile ilmaiseksi: ClickUp Kumppanilinkki: saamme provision
- Yksinkertainen kanban Trello Kokeile ilmaiseksi: Trello
- Rajaton tallennustila kahdelle Asana Kokeile ilmaiseksi: Asana
Vertailimme ilmaiset projektinhallintatyökalut: ClickUp, Asana, Trello, Notion ja Monday.com. Kenelle ilmaisversio riittää ja milloin maksullinen kannattaa.
Vertailutaulukko
| Ominaisuus | ClickUp | Trello | Asana | Notion | Monday.com |
|---|---|---|---|---|---|
| Ilmainen versio | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä |
| Kenelle sopii | Tiimit, jotka haluavat paljon ominaisuuksia heti | Yksinkertainen kanban ja kevyt työnjako | Yksinkertaisen käyttöliittymän haluavat 1-2 käyttäjää | Dokumentaatio + projektit samaan paikkaan | Kaksihenkiset tiimit, jotka haluavat testata alustaa |
| Selvin rajoitus | Käyttöliittymä vaatii opettelua | Enintään 10 käyttäjää ja 10 taulua työtilaa kohden, skaalautuu heikommin monimutkaisiin projekteihin | Ilmaisversio enintään 2 käyttäjälle, aikajana maksullisissa tasoissa | yhtä valmis projektinhallintaan kuin muut | Ilmainen versio vain kahdelle käyttäjälle |
Sisällysluettelo
1. ClickUp: paljon ominaisuuksia, kun opetteluun on aikaa
ClickUpin Free Forever -tasossa on rajattomat jäsenet ja tehtävät sekä List-, Board-, Calendar- ja Table-näkymät. Tallennustilaa on 60 Mt. Gantt, Timeline ja Workload ovat ilmaisversiossa vain kokeilukäytössä, eikä Mind Map -näkymä kuulu ilmaisversioon (clickup.com/pricing, tarkistettu 12.10.2026).
- Maksullinen alkaen
- 7 $ per käyttäjä/kk
- Ilmainen versio
- kyllä
ClickUp sopii erityisesti tiimille, joka on valmis käyttämään hetken työkalun opetteluun. Vastineeksi saat tehtävät, dokumentit ja useita näkymiä samaan työkaluun.
- kasvaville pienille tiimeille
- niille, jotka haluavat korvata useamman työkalun yhdellä
- käyttäjille, jotka ovat valmiita opettelemaan laajan näkymä- ja ominaisuusvalikoiman
Tutustu ClickUpiinKumppanilinkki: saamme provisionOsa linkeistä on kumppanilinkkejä: saamme provisionLue arvio
Lisätietoja
Sopii:
2. Trello: kevyt kanban pienelle tiimille
Trello on edelleen hyvä ilmainen projektinhallintaohjelma silloin, kun tarvitset vain kanban-taulun. Ilmaisversiossa on rajattomat kortit, enintään 10 taulua ja enintään 10 yhteistyökumppania työtilaa kohden sekä 250 komentoa kuukaudessa (trello.com/pricing, tarkistettu 12.10.2026). Se ei yritä olla kaikkea kaikille, ja juuri siksi se toimii monelle freelancerille ja pienelle tiimille hyvin.
- Maksullinen alkaen
- 5 $ per käyttäjä/kk
- Ilmainen versio
- kyllä
Trello sopii tehtävien läpivientiin, sisällöntuotantoon ja kevyeen asiakastyöhön. Calendar-, Timeline-, Table-, Dashboard- ja Map-näkymät kuuluvat Premium-tasoon. Jos tarvitset myöhemmin aikajanoja, kapasiteetin hallintaa tai syvempää raportointia, Trello loppuu usein ensin kesken.
3. Asana: List-, Board- ja Calendar-näkymät kahdelle käyttäjälle
Asanan ilmainen Personal-taso on enintään kahdelle käyttäjälle ja sisältää rajattomat tehtävät ja projektit sekä List-, Board- ja Calendar-näkymät (asana.com/pricing, tarkistettu 12.10.2026). Tallennustila on rajaton, ja yksittäisen tiedoston enimmäiskoko on 100 Mt (asana.com/pricing, 13.10.2026). Se riittää yksinyrittäjälle tai kahden hengen tiimille, joka tarvitsee tehtävät, projektit ja perusnäkymät. Käyttöönoton nopeutta ei ole testattu tässä vertailussa. Yli kahden hengen tiimille ilmaisversio ei riitä, ja silloin Trello tai ClickUp on listalla edellä.
- Maksullinen alkaen
- 10,99 € per käyttäjä/kk
- Ilmainen versio
- kyllä
ClickUpin ilmaisversiossa on List-, Board-, Calendar- ja Table-näkymät, kun Asanan Personal-tasossa on List, Board ja Calendar. Aikajana- ja Gantt-näkymät vaativat Starter-tason (10,99 €/käyttäjä/kk vuosilaskutuksella, asana.com/pricing Suomesta katsottuna 19.10.2026).
- yksinyrittäjille ja kahden hengen tiimeille
- palveluyrityksille, jotka voivat siirtyä maksulliseen tasoon tiimin kasvaessa
- tiimeille, jotka haluavat List-, Board- ja Calendar-näkymät ilman maksua
Lisätietoja
Sopii:
4. Notion: dokumentaatio ja projektit samassa työkalussa
Notion ei ole tämän joukon puhtain projektinhallintatyökalu, mutta se toimii ilmaisena vaihtoehtona, jos samalla pitää hallita muistiot, prosessit, tietokannat ja sisällöt. Monelle yksinyrittäjälle tai sisällöntuotantotiimille tämä on vahva yhdistelmä.
- Maksullinen alkaen
- 9,50 € per käyttäjä/kk
- Ilmainen versio
- kyllä
Heikkous on se, että Notion vaatii enemmän omaa rakentamista. Asanassa ja Trellossa on valmiit projektinäkymät, kun taas Notionissa projektinhallinta rakennetaan tietokantojen päälle.
5. Monday.com: hyvä testikäyttöön, heikompi aidosti ilmaisena
Monday.com on monipuolinen alusta, mutta ilmaisversion rajoitteet ovat kahden käyttäjän maksimi sekä enintään 3 boardia ja 3 dokumenttia (monday.com/pricing, tarkistettu 12.10.2026). Siksi se sopii tähän vertailuun lähinnä testikäyttöön.
- Maksullinen alkaen
- 9 € per käyttäjä/kk
- Ilmainen versio
- kyllä
Monday.comin ilmaisversio toimii hyvin, jos kaksi perustajaa haluaa testata työkalua ennen maksullista käyttöönottoa. Jos tiimissä on yli kaksi käyttäjää, ClickUp ja Trello sopivat paremmin, koska Asanan ilmaisversio on myös enintään kahdelle käyttäjälle.
Tutustu Monday.comiinKumppanilinkki: saamme provisionOsa linkeistä on kumppanilinkkejä: saamme provisionLue arvio
Nopea vastaus
Jos haluat paljon ominaisuuksia ilmaiseksi, valitse ClickUp. Jos haluat yksinkertaisen kanban-taulun ilman turhaa säätöä, Trello toimii ilmaiseksi jopa kymmenelle käyttäjälle. Jos kaksi käyttäjää riittää ja tarvitset enemmän tallennustilaa kuin ClickUpin 60 Mt, Asana sopii enintään kahdelle käyttäjälle tai maksullista tasoa suunnitteleville.
Ilmainen projektinhallintaohjelma riittää hyvin silloin, kun:
- tiimissä on 1-10 käyttäjää
- projektit ovat melko suoraviivaisia
- raportointi ja käyttöoikeudet eivät ole vielä kriittisiä
Jos tarvitset aikajanoja, syvempiä automaatioita tai johdolle näkyvää raportointia, maksullinen taso alkaa yleensä säästää aikaa enemmän kuin se maksaa.
| Tarve | Aloita tästä | Tarkista ennen päätöstä |
|---|---|---|
| Paljon ominaisuuksia ilmaiseksi | ClickUp | Ehtiikö tiimi opetella vaativamman käyttöliittymän? |
| Yksinkertainen kanban | Trello | Ovatko projektit muuttumassa monimutkaisiksi? |
| Rajaton tallennustila kahdelle | Asana | Onko käyttäjiä enintään kaksi, ja tarvitaanko edistyneitä näkymiä, jotka ovat maksullisissa tasoissa? |
| Dokumentit ja projektit | Notion | Riittävätkö Notionin suppeammat projektityökalut? |
| Kahden hengen testi | Monday.com | Riittääkö ilmaisversio, kun se on vain kahdelle käyttäjälle? |
Ilmaistason rajat työkaluittain
Taulukko kokoaa viiden työkalun ilmaistason rajat valmistajien hinnastosivuilta (tarkistettu 19.10.2026). Sarake “Aikajana tai Gantt ilmaisversiossa” kertoo, saako aikataulunäkymän ilmaiseksi, koska moni hakee juuri ilmaista aikatauluohjelmaa.
| Työkalu | Käyttäjät | Projektit, taulut ja tehtävät | Aikajana tai Gantt ilmaisversiossa | Tallennustila |
|---|---|---|---|---|
| ClickUp | Rajattomat jäsenet | Rajattomat tehtävät ja alitehtävät, 5 Spacea, 40 Listia per Space | Vain kokeilukäytössä | 60 Mt |
| Trello | Enintään 10 yhteistyökumppania työtilaa kohden | Enintään 10 taulua työtilaa kohden, rajattomat kortit | Ei, Timeline kuuluu Premium-tasoon | Rajaton, 10 Mt per tiedosto |
| Asana | Enintään 2 käyttäjää | Rajattomat tehtävät ja projektit | Ei, Timeline ja Gantt alkavat Starter-tasosta | Rajaton, 100 Mt per tiedosto |
| Notion | Suunnattu yksittäiselle käyttäjälle, 10 ulkopuolista vierasta | Rajattomat sivut ja blokit yksittäiselle käyttäjälle, usean jäsenen työtilassa blokkiraja | Ei tarkistettu tässä vertailussa | Enintään 5 Mt per tiedosto |
| Monday.com | Enintään 2 paikkaa | Enintään 3 boardia ja 3 dokumenttia | Ei, Timeline ja Gantt kuuluvat Standard-tasoon | Ei tarkistettu tässä vertailussa |
Lähteet: ClickUp, Trello, Asana, Notion ja Monday.com. Hinnastot muuttuvat, joten tarkista rajat valmistajalta ennen käyttöönottoa.
Jos tarvitset aikataulunäkymän ilmaiseksi, huomaa rajaus: neljässä työkalussa viidestä Gantt tai aikajana ei kuulu pysyvästi ilmaiseen tasoon. ClickUpissa ne ovat ilmaisversiossa kokeilukäytössä, ja Trellossa, Asanassa ja Monday.comissa ne kuuluvat maksulliseen tasoon. Notionin osalta asiaa ei tarkistettu.
Milloin ilmainen projektinhallintaohjelma riittää?
Ilmaisversio on hyvä valinta erityisesti kahdessa tilanteessa. Ensimmäinen on alkuvaiheen tiimi, jossa pitää saada tehtävät, deadlineit ja vastuut näkyviin nopeasti. Toinen on yksinyrittäjä tai pieni asiantuntijatiimi, joka haluaa testata työkalua ennen maksulliseen pakettiin sitoutumista.
Suurin virhe on odottaa ilmaisversiolta samaa kuin maksulliselta. Kun käyttö kasvaa, ilmaisversio alkaa yleensä rajoittaa yhtä näistä:
- käyttäjämäärää
- automaatioita
- aikajana- tai Gantt-näkymiä
- dashboardeja ja raportointia
Siksi oikea kysymys ei ole vain “onko ilmainen versio olemassa”, vaan “riittääkö se meidän oikeaan arkeen”.
Näin järjestys on tehty
Kolmen ensimmäisen järjestys perustuu siihen, kuinka monelle käyttäjälle ilmaisversio riittää, koska tämä sivu vertailee ilmaisia työkaluja 1-10 hengen tiimille. Valmistajien hinnastosivuilla (tarkistettu 12.10.2026) ClickUpin Free Forever -tasossa on rajattomat jäsenet, Trellon ilmaisversiossa enintään 10 yhteistyökumppania työtilaa kohden ja Asanan Personal-tasossa 2 käyttäjää. Asana on silti Monday.comin edellä, koska sen ilmaisversiossa tehtävät ja projektit ovat rajattomat, kun Monday.comin ilmaisversiossa on enintään 3 boardia ja 3 dokumenttia. Notion ja Monday.com ovat listan lopussa, koska kummankin ilmaisversio on tarkoitettu yhdelle tai kahdelle käyttäjälle. Notion on Monday.comin edellä käyttötarkoituksen vuoksi: se sopii, kun projektit ja dokumentaatio halutaan samaan paikkaan. Jos käyttäjiä on enintään kaksi ja tallennustilaa tarvitaan enemmän kuin ClickUpin 60 Mt, Asanan Personal-taso (rajaton tallennustila, 100 Mt per tiedosto) on yksi vaihtoehto. Käytettävyyttä ei ole testattu tässä vertailussa. Affiliate-suhde ei vaikuta järjestykseen.
Milloin maksullinen versio kannattaa?
Siirry maksulliseen versioon, kun jokin näistä alkaa hidastaa työtä:
- samaa projektia käyttää useampi ihminen päivittäin
- tarvitset automaatioita tai raportointia
- johdon pitää nähdä projektien tilanne yhdellä silmäyksellä
- tehtävien lisäksi pitää hallita kapasiteettia, riippuvuuksia tai toistuvia työnkulkuja
Hyvä käytännön sääntö on tämä: jos ilmaisversion rajoitukset vievät joka viikko enemmän kuin 30 minuuttia työaikaa, maksullinen taso maksaa itsensä nopeasti takaisin.
Yhteenveto
Valitse ClickUp, jos haluat paljon ominaisuuksia ilmaiseksi ja ehdit opetella käyttöliittymän. Valitse Trello, jos haluat kevyen kanban-työkalun, joka toimii ilmaiseksi jopa kymmenelle käyttäjälle. Valitse Asana, jos ilmaisversion kaksi käyttäjää riittää ja tarvitset rajattoman tallennustilan (100 Mt per tiedosto). Valitse Notion, jos projektien lisäksi pitää hallita dokumentaatiota. Valitse Monday.com vain silloin, kun kahden käyttäjän ilmaisversio riittää testiin.
Katso myös
Lue myös
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on paras ilmainen projektinhallintaohjelma?
Sivun järjestys perustuu ensisijaisesti siihen, kuinka monelle käyttäjälle ilmaisversio riittää (ks. Näin järjestys on tehty). ClickUp sopii, jos haluat paljon ominaisuuksia ilmaisessa tasossa ja ehdit opetella käyttöliittymän. Trello sopii kevyeen kanban-työskentelyyn jopa kymmenelle käyttäjälle. Asana sopii, kun kaksi käyttäjää riittää ja tallennustilaa tarvitaan enemmän kuin ClickUpin 60 Mt (Asanan Personal-tasolla rajaton tallennustila, 100 Mt per tiedosto).
Riittääkö ilmainen projektinhallintaohjelma pienelle tiimille?
Usein kyllä, jos tiimissä on alle 10 henkeä etkä tarvitse edistynyttä raportointia, automaatioita tai laajoja käyttöoikeuksia. Kun työ alkaa hajota useisiin projekteihin, maksullinen taso kannattaa.
Kenelle Monday.comin ilmaisversio sopii?
Monday.comin ilmaisversio on enintään kahdelle käyttäjälle, ja siinä on enintään 3 boardia ja 3 dokumenttia (monday.com/pricing, 12.10.2026). Se sopii lähinnä parille perustajalle tai testikäyttöön. Asanan ilmaisversiossa on sama kahden käyttäjän raja, kun taas Trellossa rajana on 10 ja ClickUpissa rajattomat jäsenet.
Onko Notion oikea projektinhallintaohjelma?
Notion toimii hyvin, jos projekti ja dokumentaatio halutaan samaan paikkaan. Se ei kuitenkaan ole yhtä valmis projektinhallintaan kuin Asana, Trello tai ClickUp.
Milloin kannattaa siirtyä maksulliseen versioon?
Kun tarvitset aikajanoja, enemmän automaatioita, raportointia, vieraskäyttäjiä tai hallitumpaa tiimityötä. Ilmaisversio on hyvä aloitukseen, mutta ei yleensä riitä kasvavaan käyttöön.